EMIS/VERVAL PD
Menangani
residu siswa di Verval PD sehingga pada menu Residu Siswa Verval PD menjadi
bersih (kosong). Kesemua siswa madrasah masuk dalam menu Peserta Didik sebagai
penanda kepemilikan NISN dengan data-data yang valid.
Salah
satu yang harus dilakukan dalam pengelolaan verifikasi dan validasi Peserta
Didik dan NISN melalui aplikasi Verval PD adalah melakukan pengecekan pada menu
residu. Menu ini memuat daftar siswa yang memiliki data 'bermasalah'. Terdapat
tujuh komponen validasi yang meliputi Rombel dan Sekolah, NISN, Nama, Tempat
lahir, Tanggal Lahir, Ibu Kandung, dan NIK.
Siswa-siswa
yang masuk dalam daftar di menu residu, berarti bermasalah dalam salah satu
atau lebih komponen validasi di atas. Kesalahan tersebut ditandai dengan
lambang "silang merah" pada salah satu atau lebih kolom validasi.
Ketika
tanda silang merah tersebut didekati kursor, maka akan ditampilkan balon
peringatan yang berisikan kesalahan data pada bagian kolom tersebut.
Tugas
operator madrasah adalah mengecek kolom validasi yang berisi kesalahan tersebut
dan melakukan pembenahan atau perbaikan data. Sehingga ketika kesemua kolom
validasi telah menjadi hijau (tidak ada silang merah) maka data peserta didik
tersebut akan dikeluarkan dari menu residu.
Menangani
Residu Siswa di Verval PD
Intinya,
operator madrasah harus mengecek, menangani, dan memperbaiki data sehingga pada
menu residu akan bersih tanpa berisi seorang peserta didik pun.
Berikut
adalah beberapa solusi dalam menangani permasalahan residu siswa yang terdapat
di VervalPD.
1.
NIK Kosong
Pada
kolom validasi NIK bertanda silang merah yang ketika didekati kursor akan
menampilkan balon peringatan "NIK Kosong"
Cara
menangani :
a. Klik logo
siswa di bagian depan nama atau NISN siswa hingga terbuka tab baru "Profil
Siswa"
b. Buka menu
"Data Atribut" dan lihat pada isian NIK.
c. Jika pada bagian NIK ini kosong lakukan prosedur
"Edit Identitas" di bagian kelompok menu Pengelolaan VervalPD
(langkah-langkahnya akan diuraikan di bagian bawah )
d. Jangan lupa
juga untuk membuka Emis Madrasah >> Kesiswaan >> Siswa Aktif. Cari
nama siswa tersebut lalu pada tombol "Aksi" klik "Ubah Profil
Siswa". Cek kolom "NIK", jika kosong, silakan isikan NIK siswa
yang bersangkutan lalu klik Simpan.
2.
NIK Dipakai Oleh Lebih dari Satu
Orang
Pada kolom validasi NIK bertanda silang. Ketika didekati kursor akan menampilkan peringatan "NIK dipakai oleh lebih dari 1 orang"
Cara
menangani :
a. Klik logo
siswa di bagian depan nama atau NISN siswa hingga terbuka tab baru "Profil
Siswa"
b. Buka menu
"Quality Control"
c.
Pada bagian bawah, lihat status "Validasi NIK
Dukcapil"
d. Jika yang
tercentang adalah "Dalam Proses Pemadanan" maka siswa tersebut masih
dalam proses antrian pemadanan (sinkronisasi) dengan data Dukcapil. Operator
cukup menunggu dengan melakukan pengecekan berkala hingga statusnya berubah.
e. Jika yang
tercentang adalah "NIK Sesuai/Valid" berarti proses sinkronisasi
dengan Dukcapil telah sukses. Untuk memastikan bisa dengan mengklik menu
"Integrasi Data". Jika data di Integrasi data sudah terisi, maka
operator cukup memantau karena tidak akan lama lagi siswa tersebut akan dihapus
oleh sistem dari menu Residu.
f. Jika yang tercentang adalah "Data NIK Tidak
Ditemukan", silakan cek ulang NIK yang diisikan kemungkinan tidak sesuai
dengan dokumen Akta kelahiran atau Kartu keluarga.
g. Lakukan
prosedur "Edit Identitas" di
bagian kelompok menu Pengelolaan VervalPD (langkah-langkahnya akan diuraikan di
bagian bawah)
h. Cek juga NIK
siswa di Emis Madrasah pada menu Kesiswaan >> Siswa Aktif (Jika NIK salah
input, lakukan prosedur "Ubah Profil Siswa" untuk merubah NIK).
3.
NIK Tidak Sesuai Format
Cara
menangani :
a. Klik logo
siswa di bagian depan nama atau NISN siswa hingga terbuka tab baru "Profil
Siswa"
b. Buka menu
"Data Atribut" dan lihat pada isian NIK.
c.
Cek NIK yang tertera berdasarkan dokumen
kependudukan.
d. Jika NIK
salah, lakukan prosedur "Edit
Identitas" di bagian kelompok menu Pengelolaan VervalPD
(langkah-langkahnya akan diuraikan di bagian bawah ini)
e. Lakukan
pengecekan di Emis Madrasah dan lakukan prosedur "Ubah Profil Siswa"
jika NIK keliru.
4.
NISN Dipakai Lebih dari Satu
Orang
Kolom
validasi NISN bertanda silang. Ketika didekati kursor akan menampilkan
peringatan "NISN dipakai oleh lebih dari 1 orang"
Cara
menangani :
a. Klik logo
siswa di bagian depan nama atau NISN siswa hingga terbuka tab baru "Profil
Siswa"
b. Buka menu
"Rekam Didik" dan lihat riwayat sekolah dan tingkat siswa tersebut.
Jika pada semester yang sama tercatat aktif di dua sekolah, hubungi sekolah
yang bersangkutan untuk mengeluarkan siswa tersebut (melalui menu "Siswa
Keluar")
c. Jika tercatat di dua sekolah tetapi di sekolah lama
sudah tidak aktif, hubungi admin Kemenag Kab/Kota untuk meminta dilakukan
prosedur "Merger Data". Setelah ajuan merger disetujui data siswa
akan hilang dari residu.
d. Jika
tercatat ganda dalam satu madrasah (berbeda rombel) lakukan prosedur
"Siswa Ganda" di Emis Madrasah dengan membuka menu Kesiswaan >>
Siswa Ganda >> Lakukan penghapusan siswa yang ganda. Atau melalui Emis
Monitor (http://emisdep.kemenag.go.id/e-monitor) pada menu Kesiswaan >>
Siswa Duplikat
5.
NISN Kosong
Kolom
validasi NISN bertanda Buka menu "Quality Control"silang. Ketika
didekati kursor akan menampilkan peringatan "NISN Kosong". Pada
beberapa kasus di kolom NISN diblok dengan warna orange.
Cara
menangani:
a. Klik logo
siswa di bagian depan nama atau NISN siswa hingga terbuka tab baru "Profil
Siswa"
b. Buka menu
"Data Atribut" dan cek ulang isian NIK apakah sudah sesuai dengan
dokumen kependudukan
c.
Buka menu "Quality Control" dan lihat
status "Validasi NIK Dukcapil"
d. Jika yang
tercentang adalah "Dalam Proses Pemadanan" sedang semua ceklist di
data-data lainnya sudah benar maka siswa tersebut masih dalam proses antrian
pemadanan (sinkronisasi) dengan data Dukcapil. Operator cukup menunggu dengan
melakukan pengecekan berkala hingga statusnya berubah.
e. Jika pada
"Quality Control" masih terdapat ceklist yang menyatakan kesalahan
data, lakukan perbaikan data baik di VervalPD >> Edit Identitas maupun di
Emis Madrasah >> Kesiswaan >> Siswa Aktif.
6.
Silang Merah Pada Kolom Nama,
Tempat Lahir, Tanggal Lahir, atau Ibu Kandung
Pada kolom validasi Nama, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, atau Ibu Kandung terdapat tanda silang berwarna merah.
Cara
menangani :
a. Klik logo
siswa di bagian depan nama atau NISN siswa hingga terbuka tab baru "Profil
Siswa"
b. Buka menu
"Quality Control" dan lihat ceklis pada daftar verifikasi.
c.
Cocokan juga data dengan dokumen kependudukan (Akta
kelahiran atau Kartu Keluarga)
d. Jika
terdapat yang salah, lakukan prosedur "Edit Identitas" melalui
VervalPD dan prosedur "Ubah Profil Siswa" melalui laman Emis
Madrasah.
7.
Prosedur Edit Identitas di Verval
PD
Pada
beberapa kasus residu siswa tersebut di atas kita diharuskan untuk melakukan
Edit Identitas langsung melalui laman VervalPD.
Cara
dan prosedur untuk melakukan Edit Identitas ini adalah:
a. Klik menu
"Edit Identitas" di pojok kiri bawah laman Verval PD
b. Klik pada
kolom "Daftar Siswa" lalu ketikkan nama siswa atau scrol, cari, dan
pilih nama siswa yang akan diedit
c. Muncul Formulir Perubahan yang berisikan NIK, Nama,
Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Nama Ibu Kandung, dan Jenis Kelamin untuk versi
lama (yang terdata di Verval PD) dan versi baru (yang akan diubah).
d. Ketikkan
NIK, Nama, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, atau Nama Ibu Kandung (sesuai yang
dibutuhkan) yang sesuai dengan data Kependudukan (Akta Kelahiran atau Kartu
Keluarga)
e. Klik tombol
"Validasi Data"
f. Jika indek validasi lebih 70 maka akan terbuka menu
untuk mengunggah dokumen pendukung (Akta Kelahiran atau Kartu Keluarga)
g. Unggah
dokumen pendukung tersebut dalam format JPG, JPEG, atau PNG dengan ukuran file
maksimal 1 MB
h. Klik "Update
Data"
i.
Data atau siswa yang diajukan perubahan akan
ditampilkan dalam "Tabel Pengajuan Identitas" di bagian bawah
j.
Di bagian akhir (kanan) dari tabel terdapat kolom
"Status”
Jika
status dalam kolom ini berubah menjadi centang hijau dengan tulisan
"Disetujui" maka data perubahan telah disetujui oleh sistem.
k.
Proses persetujuan ini bisa membutuhkan waktu
beberapa jam hingga beberapa hari.
Cara
menangani residu siswa dii Verval PD untuk beberapa jenis residu siswa tersebut
memang membutuhkan kejelian. Terutama untuk mengetahui penyebab dan sumber
kesalahan yang menyebabkan siswa harus tercantum ke dalam menu Residu Siswa.
Namun
secara garis besar, kesemua kasus residu disebabkan oleh tidak valid dan tidak
sinkronnya data siswa. Karena itu perlu dilakukan penelusuran apa saja data
yang salah, baik di laman VervalPD maupun di laman Emis Madrasah